Teams の閲覧権限にご注意下さい。失敗談

Teams でゲストを招待できるようになってから、随分と作業が進みやすくなりました。

Teams が発表された当初は同一組織のユーザーとしか使えませんでした。社員さん同士でしかやり取りができませんでした。

私はフリーの方と一緒に仕事することが多いので、これまでは仕方なく Slack を併用していました。

ですが、最近はフリーの皆さんにTeams をインストールして頂き、ゲストとして招待しています。Teams は無料なので気軽にインストールをお願いできます。

チームごとにゲストを招待しますので権限や管理もチーム単位です。ゲストは他のチームの存在を知ることすらできません。また、プロジェクトが終わったらチームごと消してしまえばいいので管理も楽です。（特に消す必要もありませんが。。。）

今日の失敗をお話します。

ホームページ作成の為にチームを作りました。その中に「一般」と「2020HP作成」という2つのチャネルを作成しました。

  • 一般

  • HP作業

「一般チャネル」はチームを作成すると自動作成されますが、私のメモとか他には見せたくない「御見積書」を置くつもりでした。「2020HP作業」ではフリーランスの方をゲストとして招待しました。フリーランスの方同士の会話も見られます。作業進捗がひと目で分かるのでほんっと便利です。

ところが、フリーランスの方から「一般チャネル」においた見積もりが見えますよーと指摘をされました。

がーん！

スクリーンショット 2020-04-02 21.46.59のコピー.jpg

ちなみにほんの数日前までは以下の表記でした。Microsoft のバージョンアップの速度は早すぎです。こうやってブログに書いた時点で古いと言わざるを得ません。今は見ることもできません。

  • 誰でもメッセージを投稿できます
  • 誰でも投稿できます。投稿が全員に通知されることを示すアラートが表示されます (大規模なチームに推奨)
  • 所有者だけがメッセージを投稿できます

当初は「所有者だけがメッセージを投稿できます」にしていたのですが、閲覧はできてたのです。

急遽、見積もりファイルを移動しました。猛省しております。

チームでの属性は　所有者、メンバー、ゲスト　の３つです。メンバーは同一組織の人、ゲストは外部の人です。

すべての人に閲覧権限があります。ご注意下さい。

下の画像は最新の権限の設定ページです。

スクリーンショット 2020-04-02 21.44.00.jpg

ゲストの閲覧権限はチャネルごとではなくチームごとになります。

チャネルごとの設定は以下の２つからどれかを選ぶことになります。まず、チャネルのモデレーションをオフにして下さい。オンにすると新しい投稿の開始を制限できます。

今回はゲストの人も投稿を開始する権限を与えたいのでモデレーションをオフにしました。

モデレーションをオフにすると以下の２つの選択肢が表示されます。

  • 誰でも新規の投稿を開始できます

  • ゲスト以外のだれでも新規の投稿を開始できます

今回は、「誰でも新規の投稿を開始できます」にチェックを入れました。

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Hidemi Mori