Teams を運用する際にルールを決めましょう。ルールは運用をスムースにする上で必要不可欠です。

ルールは最初にしっかり決めておきましょう。

私は武道の道場を立ち上げた経験があります。

その際にまず最初にルールを決めました。道場でのルールは運営ポリシーに従ってしっかり決めることが重要です。道場に入る際に一礼する。正面に足を向けて座らないなどです。すべてのルールは理由を説明できなくてはなりません。「なぜ？」と聞かれた時に理由を答えることでポリシーを理解し信頼関係を築くことが出来ます。

さて、Teams に話を戻します。

Microsoft Teams を運用するためのルールには２種類あります。１つはハード的なルール、もう一つはソフト的なルールです。

ハード的なルールは

社内での連絡は Microsoft Teams で連絡する
「重要」フラグは３時間以内に返信する
作業日誌は当日中に提出する

など、操作や組織上のルールです。

ソフト的なルールは

Microsoft Teams 内では悪口、中傷は決して言わない
お客様のお名前はかならず様をつけ、批判はしない
本題のみで簡潔に

といった内容に関するルールです。

皆さんはハード的なルールはきっちりと作成されます。それは非常に重要なことです。しかし、ソフト的なルールも。

ソフト的なルールはあとからじわじわ効いてきます。

先日も Twitter で話題になりましたが、Slack（Teams と同様のチャットサービス）で文章を書く際に、宛先を入れたり、枕（導入分）をしっかり書いたりといった間違ったルールを作っているコンサルタントがいらしたそうです。

Microsoft Teams は業務改革を行うためのルールです。業務効率を最重要に置き、ルール作りをしましょう。

そして、道場ルールと同じ様に全てのルールの理由を言えるようにするべきです。ルールはその時々に応じて変えるべきですが、なぜそのルールを作ったのか、理由がしっかりしているとより良いルール作りにつながると思います。

Microsoft Teams は自由度の高いサービスです。だからこそ運用ルールは重要です。

なんでもお気軽にお問い合わせ下さい。

info@shuwa.co.jp

Teams 運用 ２種類のルール

Teams 運用２種類のルール