Zoom ウェビナーで研究会を開催
COVID-19 の影響で学術集会の多くがオンラインに対応することになりました。
当社のお客様は医療関係者が沢山いらっしゃいましたのでより慎重に運営されていたようにも思います。
いくつかの案件をいただき対応させていただきました。
今年もこの状況が続くことも考えられます。開催までの手順と運営についてメモ代わりにおいておこうとおもいます。
スケジュール
研究会の成功には余裕を持ったスケジュールと運営の皆さんが進行状況などを共有することが非常に重要です。
スケジュールを決めるに当たり次の２つの要素が重要になります。
規模（演題数）
LIVE配信のみか？オンデマンドもやるか？
「規模（演題数）」
まず、「規模（演題数）」ですが、演者が数名であればそれほど苦ではありません。
当社の場合、事前にプレゼン動画を送付していただくことにしています。当日の通信環境によってまともにプレゼンできないことも考えられます。また、ライブですとどうしても画像の品質が落ちてしまいますのでこれを嫌う先生は最初っから動画を指定していらっしゃいます。
動画の受け取りは Microsoft OneDrive を使いました。以前から当社が契約をしていることが理由ですが、セキュリティも高く使いかってもよかったので重宝しました。
演題番号の共有フォルダを作成し演者の先生方にURLを送付します。URLにアクセスしていただき動画を入れていただければOKです。中にはパワーポイントのまま提出される先生もいらっしゃいますがその場合は動画への変換が必要になります。（当社でも行っております。）
これが１０演題でしたらそれほど手間はかかりません。
これが数百演題となると大変なことが起こります。
われわれ業者としては機材と人を増やせば良いだけなのでそれほど問題ではありません。（もちろん請求額は増えます。）
問題は主催者側（運営）です。主催者側の先生が事前確認を行うことは多くの学会・研究会では前提となっています。これを行うのは大抵中堅どころの先生です。
仮に１演題５分としても１００演題なら５００分。５００演題なら２５００分の時間がかかります。
中には事前の音声チェックを行いたい方もいらっしゃいますので、１００人いらっしゃれば膨大な時間が必要になります。
これは十分に注意しなければなりません。
「LIVE配信のみか？オンデマンドもやるか？」
次に「LIVE配信のみか？オンデマンドもやるか？」という決断を迫られます。
LIVE配信のみであればLIVE配信当日までの作業になります。オンデマンドを行う場合LIVE配信が準備のスタートになります。
LIVE配信は収録になりますので録画の失敗は許されません。できれば複数PCで録画したほうが良いでしょう。
次に録画したデータの内容の確認になります。第三者が確認をする場合は動画の品質であったり前後の不要な部分のカットや字幕などの挿入になります。内容の確認が入る場合は主催者の先生方が行うことになります。これも演題ごとに行うとすると演題数分の時間がかかります。
スケジュール
ここまで決まったら、決めた日からLIVE配信とオンデマンド配信終了日までのスケジュールが立てられると思います。完璧でなくてもいいので全体の流れを把握する上でも一度スケジュールを立てましょう。
スケジュールの項目には以下の７項目を設定しています。６と７はオンデマンド配信を行わない場合は不用です。
会の告知
動画（PPT）提出期間
運営動画チェック
編集・システム組込
配信
編集
オンデマンド配信
私はエクセルをつかって作っています。比較的小規模な演題数を元に作成した例をおいておきますので参考にしてください。
準備開催閉会までのタイムテーブル（エクセル）
続きます。