メールと添付ファイルは Teams で一元化と共有

弊社ではホームページの修正も承っています。

お客様からは多くの場合、メールで指示があります。写真やテキスト、ホームページを印刷して赤入れされた紙をスキャンされたデータも添付されて届きます。

ちょっと大きめの作業の場合は複数のスタッフで手分けして作業を行います。

お客様からの指示を共有するのに、これまでは

1. メールが届くと OneDrive にフォルダを作成

2. 頂いたメールの添付ファイルを OneDrive に保存

3. 関係者全員にメールを転送

していました。

この一連の流れに要する時間が Teams では「０」になってしまいます。

お客様からメールが届いたら、

1. 予め作られたTeams のチャネルに本文を投稿し

2. 同チャネルのファイルに添付ファイルをコピーします。

これが Microsoft PowerAutomate ＋ Teams ＋ SharePoint を使うと一瞬で出来てしまいます。

おそらく、３０分以上はかかっていた作業が０秒です。改めて考えるとすごいですよね。。。

添付されたファイルがチャネル内のファイル下に有りますね。

もちろん、事前の準備は必要ですが複数回同じことを行うのでしたら PowerAutomate を使ってフローを組んだほうが圧倒的に業務効率につながります。時短だけではなく、ミスも減らすとこが出来ます。

弊社の掟

３回以上同じ操作を行う場合は Flow を組め

次回につづきます。